A l’ère du numérique, il est très facile de laisser déborder sa boîte mail professionnelle. Sollicitations incessantes, mails non lus ni classés qui s’accumulent, mauvais timing pour y consacrer du temps… Quelques conseils pour lutter contre ces fléaux.
Les trucs pour gagner une heure par jour
Dicter son rythme
« Ce n’est pas à votre boîte mail de diriger le rythme de votre journée de travail », estime Pascale Belorgey, responsable de la formation "Apprendre à gérer votre boîte mail" chez Cegos. Une bonne organisation passe d’abord par une grande discipline de soi, en s’interdisant de se ruer dessus toutes les cinq minutes pour vérifier si un message est arrivé. Elle recommande de n’y consacrer que « deux à trois temps par jour au maximum. » Par exemple vers 10 heures, 14h30 et en fin de journée. Organiser sa boîte mail, c’est aussi bien paramétrer ses outils numériques pour empêcher d’être sans cesse perturbé par la réception d’un mail, estime Yann Guégan, consultant blogueur du site Dans Mon Labo : « Toute boîte comporte des options pour supprimer les alertes sonores sur le smartphone, la tablette ou l’ordinateur. » Et de rappeler ceci : « A part certains métiers spécifiques comme le journalisme ou la communication, il n’y a pas besoin de répondre dans la minute à un email. »
Procéder à un "ménage" régulier
Il n’y a rien de plus pénible que d’avoir une boîte mail avec quantité de messages non lus qui s’accumulent. « Pour lutter contre cette tendance, il est utile de mettre en place la règle du Inbox Zero », préconise Yann Guégan. De quoi s’agit-il ? De s’efforcer à terminer chaque journée de travail sans aucun mail non lu, en n’hésitant pas à supprimer les mails indésirables qu’on hésite parfois à garder sans les ouvrir et qui viennent polluer la boîte : les newsletters auxquels il est facile de se désabonner, les envois groupés qui ne vous concernent pas… « En luttant contre cette manie du répondre à tous, votre boîte sera d’autant plus facile à vider au fur et à mesure, sans avoir cette impression anxiogène qu’elle se remplit en permanence », estime Pascale Belorgey. Une boîte dans laquelle ne reste que l’essentiel des mails à traiter est une boîte qui se "nettoie" plus facilement.
Ne pas reporter à plus tard
Une fois qu’il ne reste que des messages importants dans votre boîte de réception, comment les traiter efficacement ? Yann Guégan est adepte de ce qu’il appelle la "règle des 5 minutes" : « lors de lecture du mail, il faut se dire que s’il implique une réponse de moins de 5 minutes, alors mieux vaut arrêter son travail en cours et se consacrer à cette réponse. » Autrement dit, s’il est contre-productif de voir son activité en cours être en permanence interrompue par la réception des mails, il est intéressant de vite classer les mails n’impliquant que peu de temps pour y répondre.
Comme un classeur avec intercalaires
En suivant ces recommandations, il ne doit alors vous rester qu’une petite quantité de mails à conserver. En les classant ? « Oui, c’est possible grâce à la fonctionnalité des boîtes tels Gmail et Outlook », note Pascale Belorgey. Exemple : pour un agent de maîtrise dans le BTP, il est possible de créer un dossier par chantier. Et pour faciliter encore plus le travail d’archivage, la formatrice de Cegos préconise de « bien faire attention à la titraille des mails, pour avoir des mots-clés ne nécessitant pas d’ouvrir un mail à chaque fois pour connaître son contenu. »
