« Les phrases de fin sont les dernières choses que l’interlocuteur va lire et mémoriser. C'est ce qui le fera passer à l'action ou pas... Si l'on n'obtient pas le résultat escompté, il ne faudra pas se plaindre, tout dépend du rédacteur », atteste la spécialiste de l'email Sylvie Azoulay-Bismuth, auteure de l'ouvrage Être un pro de l'e-mail (1). Heureusement, elle nous renseigne sur les do's and don'ts à respecter en fin de courriel.
Les expressions à jeter
« Quand on écrit un mail, on a besoin de quelque chose : la compréhension ou la réactivité de l'interlocuteur, une date butoir... Il faut dire ce qu'on attend explicitement dans une formule de sortie, c'est le reflet de notre intention », explique Sylvie Azoulay-Bismuth. Or, bien souvent, on se contorsionne dans des formulations malheureuses comme :
« N'hésitez pas à... » : trop timide. « Le cerveau refuse la négation. Si vous dites "ne tombe pas" à quelqu'un, il se verra tomber », assure l'experte. On se rattrape avec l'impératif de politesse.
On préfère : « Sachez que... », « Appelez-moi si besoin ».
« J'espère que... » / « en espérant que... » : trop sentimentale et poétique. « On n'espère plus rien aujourd'hui au travail », s'exaspère Sylvie Azoulay-Bismuth.
On préfère : « Je souhaite », plus affirmé.
« En restant à votre disposition » : trop soumise. « C'est très poli mais cela n'apporte rien et ne fera pas agir votre interlocuteur. »
On préfère « je reste à votre écoute » ou « j'attends votre réponse », qui engage plus à l'action.
« Merci de... / Je vous remercie par avance de répondre le plus tôt possible... » : trop confiante. « C'est assez contre-productif : on ne donne pas le choix, on suppose que la personne va le faire, c'est un peu autoritaire. »
On préfère : « Je compte sur votre réponse idéalement pour demain matin ». Dans les cas de demande un peu directe, on peut saupoudrer la formule d'un adverbe aux vertus adoucissantes.
« Je vous prie de bien vouloir... » : trop lourde. « Nous sommes envahis par un jargon administratif pour être très poli, souffle Sylvie Azoulay-Bismuth. Or, dans un mail, on n'a pas de place et peu de temps : en alourdissant les formules, on se prive des chances de faire agir l'interlocuteur. »
« Dans l'attente de votre réponse » : insuffisante.
On préfère : « J'attends votre réponse d'ici 17 heures afin de valider (idéalement) le dossier avant le week-end. »
« Je vous souhaite une agréable journée » : gratuit. « On est dans un mail, pas un poème », s'étonne Sylvie Azoulay-Bismuth.
« À bientôt, Bonne journée, Cordialement... » : trop, c'est trop. « Il faut choisir une formule de conclusion plutôt que de les cumuler et enlever du sens. »
« Respectueusement » : trop lèche-botte. « Pas dans un email, ça ne sert à rien. On peut respecter des gens mais de là à leur manifester du respect à ce point... »
Les expressions à garder
« Bonne journée » : pour écrire à un collègue ou une relation professionnelle très cordiale. « Cela convient pour les gens avec lesquels on a l'habitude de communiquer ». On évite « très bonne journée », un peu too much.
« Salutations distinguées » : pour écrire à un ennemi. « C'est un code qui existe depuis longtemps : on utilise cette expression quand on est mécontent et que le mail est ouvertement froid », nous apprend Sylvie Azoulay-Bismuth.
« Sincères salutations » : pour écrire à quelqu'un que l'on n'a jamais rencontré. « La formule est formelle et conviviale, sans jugement. Les salutations ne sont ni distinguées, ni meilleures. C'est un bon passe-partout ». À garder précieusement pour la fin d'une lettre de motivation : « recevez, madame, monsieur, mes sincères salutations ».
« Cordiales salutations » : pour ceux qui n'arrivent pas à choisir entre « sincères salutations » et « cordialement ».
« Avec mes meilleurs souvenirs » : pour les anciens collègues et collaborateurs dont on garde en effet de bons souvenirs.
« Amitiés » : pour les contacts privilégiés. « Il faut l'employer quand on est quasiment ami avec l'interlocuteur, qu'on le connaît depuis très longtemps. »
« Sincèrement » : pour un peu tout le monde. « J'aime bien cette formule. Mais elle est un peu controversée : certains la trouvent hypocrite, comme si l'on cherchait sans cesse à prouver que l'on est digne de confiance. De façon générale, une formule de politesse doit vous ressembler. »
« Cordialement / Bien cordialement » : pour tout le monde. « C'est correct, mais on ne s'est pas cassé la tête ».
« Bien à vous » : à destination d'autres femmes. « Cela ne veut pas dire "je suis à vous" mais "je vous veux du bien". Or, on évite de l'utiliser avec les hommes ». Certains prennent malheureusement trop souvent leurs rêves pour des réalités.
« À bientôt » : pour ceux à qui l'on va reparler d'ici le lendemain. « On l'utilise comme "bon après-midi", mais on évite de le destiner à n'importe qui ». Tout de même.
